Faturação num centro de explicações: IVA e IRS

A faturação é a dor número um de quem gere um centro de explicações. Não por ser complicada em teoria, mas porque é variável: cada mês, cada família paga um valor diferente. E há uma pergunta que os pais fazem cada vez mais: esta fatura entra no IRS? Este guia explica o essencial para faturar bem, dentro da lei e sem perder dias ao processo.

Como funciona a faturação num centro de explicações?

Um centro de explicações tem de emitir faturas através de um programa certificado pela Autoridade Tributária e comunicá-las ao e-Fatura. Na maioria dos casos emite fatura-recibo, porque o documento regista o serviço e o pagamento ao mesmo tempo. Desde 1 de janeiro de 2024, as lições sobre matérias do ensino escolar ou superior estão isentas de IVA ao abrigo do artigo 9.º, n.º 11, do Código do IVA, mesmo quando são dadas por um centro. Isto importa aos pais: só faturas isentas de IVA ou com taxa reduzida, emitidas por entidades do setor da Educação, contam como despesa de educação no IRS, que dá uma dedução de 30% até 800 euros por agregado. Uma fatura com IVA a 23% não conta. Como o valor de cada mês varia com entradas, faltas e extras, a fatura deve sair do registo diário e não de contas feitas à mão no fim do mês.

A fatura do centro de explicações entra no IRS?

Depende do IVA que a fatura tem. O artigo 78.º-D do Código do IRS permite deduzir 30% das despesas de educação, com um limite global de 800 euros por agregado. Mas só quando a fatura cumpre duas condições: é emitida por uma entidade enquadrada no setor da Educação (a classe 85 da CAE) e titula serviços isentos de IVA ou tributados à taxa reduzida.

Foi por isso que, durante anos, a DECO PROteste alertou que muitas faturas de centros de explicações não entravam no IRS. Os centros cobravam IVA a 23%, e uma fatura a 23% não conta como educação, mesmo que o pai a valide nesse setor no e-Fatura. Pode, quando muito, contar nas despesas gerais familiares.

O Orçamento do Estado para 2024 (Lei n.º 82/2023) mudou isto. A isenção deixou de exigir que as lições fossem dadas «a título pessoal» e passou a abranger qualquer entidade que dê lições sobre matérias do ensino escolar ou superior. Na prática, um centro que dá explicações das disciplinas da escola emite hoje faturas isentas, e essas faturas podem contar como despesa de educação dos pais.

O artigo tem outras condições e o e-Fatura nem sempre classifica tudo sozinho. Se um pai te perguntar, a resposta prática é: confirma no e-Fatura que a fatura está no setor Educação e que não tem IVA a 23%. Quanto ao enquadramento do teu centro, confirma com o teu contabilista.

IVA num centro de explicações: isento ou 23%?

Há três situações que convém separar:

• Explicações sobre matérias do ensino escolar ou superior. Isentas pelo artigo 9.º, n.º 11, do Código do IVA desde 1 de janeiro de 2024, seja o serviço prestado por um explicador ou por um centro, em grupo ou individual.
• Ensino em estabelecimentos do sistema nacional de educação, ou reconhecidos pelos ministérios competentes. Isento pelo n.º 9 do mesmo artigo. É o regime das escolas. Um centro de explicações não precisa deste reconhecimento para ter a isenção do n.º 11.
• Serviços que não são lições: ATL, atividades de férias, refeições ou transporte. Não entram na isenção do n.º 11 e levam IVA à taxa que corresponde a cada um.

A isenção do artigo 9.º tem um reverso. O centro não cobra IVA aos pais, mas também não recupera o IVA que paga nas compras: equipamento, obras, software. Se tiveres serviços isentos e serviços tributados ao mesmo tempo, passas a ter de repartir a dedução do IVA das despesas, o que exige mais cuidado na contabilidade.

Não confundas com o regime do artigo 53.º do Código do IVA. Esse é um regime para quem fatura pouco: aplica-se a quem não ultrapassou 15 000 euros de volume de negócios no ano civil anterior. Se só dás explicações, a isenção que te interessa é a do artigo 9.º, seja qual for o volume de negócios.

Numa fatura isenta tem de constar o motivo da isenção, por exemplo «Isento, artigo 9.º, n.º 11, do CIVA». Um programa certificado trata disto, mas verifica que a menção está certa. Confirma com o teu contabilista.

Fatura-recibo certificada: a obrigação básica

Em Portugal, as faturas têm de ser emitidas por um programa de faturação certificado pela AT, ou no Portal das Finanças no caso dos trabalhadores independentes, e comunicadas ao e-Fatura. Um documento feito em Word ou Excel não é uma fatura válida, por mais arrumado que esteja.

Num centro de explicações, o documento mais comum é a fatura-recibo: regista o serviço e o pagamento ao mesmo tempo e emite-se quando o pagamento entra. Se preferires faturar no início do mês e receber mais tarde, emites uma fatura e depois o recibo. Para corrigir uma fatura já emitida, por exemplo uma falta que afinal devia ser descontada, emites uma nota de crédito. Nunca se apaga um documento.

Emite em nome de quem paga, com o NIF do encarregado de educação, e identifica o aluno na descrição. É isso que permite ao pai ver a despesa no e-Fatura.

Como faturar mensalidades variáveis?

Ao contrário de um ginásio, um centro raramente cobra o mesmo valor todos os meses ao mesmo aluno. Entradas a meio do mês, faltas, reposições, sessões extra e preparação para exames mudam o valor final. O exemplo abaixo usa números ilustrativos.

A Inês tem um plano de duas sessões por semana em grupo, às terças e quintas, a 96 euros por mês. Entrou no centro a 14 de outubro. Em outubro de 2026 o horário tinha nove sessões desse grupo e, a partir do dia 14, ela fez cinco. Teve ainda uma sessão individual extra antes do teste de Matemática, a 18 euros. O irmão, Tomás, tem um pacote individual de uma sessão por semana, a 72 euros. Faltou a 20 de outubro, avisou com antecedência e, pela regra do centro, a falta dá direito a reposição sem desconto.

Se o pro-rata é feito por sessões ou por dias, e se as faltas avisadas descontam ou geram reposição, é decisão tua. O importante é que a regra esteja escrita e que o cálculo saia do registo diário, e não de contas de memória no fim do mês. A NotaMax faz este cálculo a partir das presenças, faltas e extras registados no dia-a-dia, com pro-rata na entrada e na saída, e junta os irmãos numa só fatura por família. Vê como organizar esse registo no guia sobre a gestão de um centro de explicações.

Cobrar por referência Multibanco ou MB Way

Cobrar por transferência bancária tem dois custos escondidos. Tens de conferir o extrato linha a linha, muitas vezes com descritivos que não dizem de que aluno é o pagamento. E quem deve não tem uma forma fácil de pagar no momento em que se lembra.

Referências Multibanco e pedidos MB Way resolvem os dois problemas. Cada cobrança sai com a sua referência e o pagamento fica associado à fatura certa, sem abrir o homebanking. O resultado é um mapa claro de quem pagou e de quem falta.

Para gerar referências precisas de contratar um gateway de pagamentos, uma entidade que cria as referências e cobra uma comissão por pagamento. Compara as comissões antes de escolher. E continua a registar os pagamentos em dinheiro, transferência ou cheque, para a conta-corrente de cada família ficar certa.

Como enviar lembretes de pagamento em atraso?

O lembrete de atraso é a mensagem mais adiada de qualquer centro, e a mais importante para a tesouraria. A solução é tirar a emoção da equação: uma sequência definida com antecedência, que corre sozinha.

1. Dia do vencimento: a cobrança já foi enviada com a referência.
2. Uma semana depois: lembrete curto e automático, com a mesma referência.
3. Duas semanas depois: segundo lembrete, ainda automático.
4. Depois disso: contacto pessoal, por telefone ou à porta do centro.

O tom conta. Algo como: «Olá, Ana. A mensalidade de outubro (143,33 €) ainda aparece por pagar. Deixamos a referência Multibanco abaixo. Se o pagamento já foi feito, ignora esta mensagem.» Sem culpa, sem ironia, com a forma de pagar à mão.

Erros comuns na faturação de um centro

• Continuar a cobrar IVA a 23% nas explicações por hábito, sem rever o enquadramento depois de 2024.
• Faturar em nome do aluno em vez de quem paga, o que tira a despesa do IRS dos pais.
• Corrigir faturas apagando-as, em vez de emitir nota de crédito.
• Aplicar pro-rata e descontos de faltas de forma diferente de família para família.
• Receber extras em dinheiro sem emitir o documento correspondente.
• Deixar o fecho do mês para a segunda semana do mês seguinte, quando já ninguém se lembra do que aconteceu.

Conta-corrente por família

Com irmãos, avós que pagam e acertos de meses anteriores, a pergunta «a família X deve alguma coisa?» devia ter resposta imediata. Uma conta-corrente por família, com faturas, pagamentos, notas de crédito e saldo num único ecrã, evita as pesquisas no email e no extrato bancário.

Se estás a montar o centro agora, começa pelo guia sobre como abrir um centro de explicações. Se já tens alunos e queres ver quanto custa tratar disto num só sítio, consulta os preços e as funcionalidades.